政府文件的撰写格式需遵循特定规范，以确保正式和有效。首先，文件应包含以下几个部分：

1. 标题：明确写出制发机关的名称，加上事由以及请示字样，如"XX机关关于XX事项的请示"。

2. 正文部分分为三个部分：

- 请示理由：详细阐述情况和需求，清晰说明请求的必要性和可行性，通常以"为此，请示如下"作为过渡。

值得注意的是，"红头文件"专指具有行政管理权限的行政机关使用的公文，一般公司不具备使用权限。

此外，根据具体事项，报告可以分为三类请求：请求指示、请求批准和请求共同处理。请示书结构一般包括标题、制发机关、正文（理由、内容和要求）、发文机关及日期。

遵循这些格式，可以确保政府文件的准确性和公文流程的顺畅进行。